THÁI NGUYÊN

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang được triển khai trên nhiều lĩnh vực, việc chủ động sử dụng các hệ thống trực tuyến để tra cứu hóa đơn là kỹ năng thiết thực đối với người dân. Thao tác này giúp người mua đối chiếu thông tin giao dịch, phát hiện trường hợp xuất hóa đơn nhầm và có thêm căn cứ làm việc với đơn vị bán hàng khi phát sinh vấn đề.

Tra cứu hóa đơn trên Cổng thông tin của cơ quan thuế

Người dân có thể sử dụng Hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế tại địa chỉ chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/. Đây là địa chỉ được cơ quan thuế sử dụng để cung cấp chức năng tra cứu thông tin hóa đơn điện tử.

Để tra cứu một hóa đơn cụ thể, người mua cần chuẩn bị những thông tin cơ bản được thể hiện trên hóa đơn, như mã số thuế người bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và tổng tiền thanh toán. Sau đó, thực hiện các bước:

1. Mở trình duyệt trên điện thoại hoặc máy tính, truy cập địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/.

2. Chọn chức năng Tra cứu hóa đơn điện tử.

3. Nhập các thông tin được yêu cầu theo nội dung trên hóa đơn.

4. Nhập mã xác thực hiển thị trên màn hình nếu hệ thống yêu cầu.

5. Nhấn Tìm kiếm để xem kết quả.

Khi thông tin nhập vào trùng khớp với dữ liệu trên hệ thống, người dùng có thể kiểm tra kết quả tra cứu và đối chiếu với hóa đơn đã nhận. Cần nhập chính xác từng trường thông tin, đặc biệt là mã số thuế người bán, ký hiệu và số hóa đơn, bởi chỉ một ký tự sai cũng có thể khiến kết quả tìm kiếm không chính xác.

Đối chiếu thông tin để phát hiện hóa đơn xuất nhầm

Tra cứu được hóa đơn trên hệ thống mới là bước đầu. Người mua cần tiếp tục đối chiếu các thông tin quan trọng để bảo đảm hóa đơn phản ánh đúng giao dịch thực tế, gồm:

• Thông tin người bán: Tên đơn vị, mã số thuế và thông tin nhận diện người bán.

• Thông tin người mua: Tên, mã số thuế hoặc thông tin định danh nếu được thể hiện trên hóa đơn.

• Thông tin hàng hóa, dịch vụ: Tên sản phẩm, số lượng, đơn giá và thành tiền.

• Thông tin thanh toán: Tổng tiền trước thuế, tiền thuế, tổng số tiền phải thanh toán.

• Thời điểm lập hóa đơn: Đối chiếu với thời gian mua hàng, sử dụng dịch vụ hoặc thanh toán thực tế.

Việc kiểm tra này đặc biệt hữu ích khi người dân mua hàng có giá trị lớn, sử dụng dịch vụ cần chứng từ hoặc đề nghị cơ sở kinh doanh xuất hóa đơn để phục vụ việc thanh toán, bảo hành và đối chiếu giao dịch. Người nộp thuế có thể sử dụng chức năng tra cứu trên hệ thống để kiểm tra hóa đơn mà nhà phân phối đã xuất, qua đó phát hiện trường hợp xuất nhầm hóa đơn.

Làm gì khi không tìm thấy hóa đơn hoặc thông tin không khớp?

Trong quá trình tra cứu, có thể xảy ra trường hợp hệ thống không trả về kết quả hoặc thông tin hiển thị chưa trùng khớp với chứng từ người mua đang có. Khi gặp tình huống này, người dân không nên vội kết luận hóa đơn là giả hoặc không hợp lệ. Trước hết, cần kiểm tra lại các trường thông tin đã nhập, nhất là mã số thuế người bán, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn và tổng tiền thanh toán. Tiếp đó, đối chiếu với bản hóa đơn điện tử được bên bán gửi qua email, tin nhắn hoặc phương thức cung cấp khác. Nếu thông tin vẫn chưa khớp, người mua nên liên hệ trực tiếp với đơn vị bán hàng, đề nghị kiểm tra việc lập và gửi hóa đơn. Trường hợp phát hiện sai tên hàng hóa, số lượng, giá trị hoặc thông tin người mua, cần đề nghị bên bán giải thích và thực hiện điều chỉnh, thay thế theo quy định nếu có sai sót.

Đối với người mua là cá nhân, không có tài khoản đăng nhập hệ thống hóa đơn điện tử, có thể sử dụng chức năng tra cứu công khai theo thông tin hóa đơn nếu hệ thống hỗ trợ. Chức năng tra cứu chi tiết hóa đơn mua vào, bán ra sau khi đăng nhập áp dụng theo tài khoản và phạm vi quyền được cấp.

Lưu giữ hóa đơn điện tử để thuận tiện khi cần đối chiếu

Khác với hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử được lưu trữ dưới dạng dữ liệu số. Vì vậy, người dân nên hình thành thói quen lưu lại hóa đơn ngay sau khi nhận được, nhất là đối với những giao dịch có giá trị lớn hoặc liên quan đến bảo hành, bảo trì và thanh toán. Một số cách lưu trữ đơn giản có thể áp dụng:

• Tải bản hóa đơn PDF về điện thoại hoặc máy tính để thuận tiện xem và in khi cần.

• Lưu tệp hóa đơn trong thư mục riêng, phân loại theo năm hoặc nhóm giao dịch.

• Sao lưu các hóa đơn quan trọng trên dịch vụ lưu trữ đám mây có bảo vệ tài khoản.

• Giữ lại email hoặc thông báo của đơn vị bán hàng có đính kèm hóa đơn.

• Không chia sẻ công khai hóa đơn có chứa thông tin cá nhân, địa chỉ, mã số thuế hoặc dữ liệu giao dịch.

Nếu bên bán cung cấp cả tệp PDF và XML, người mua nên lưu giữ đầy đủ các tệp được cung cấp. Bản PDF thuận tiện cho việc đọc và đối chiếu thông tin; còn dữ liệu XML là định dạng dữ liệu của hóa đơn điện tử, phục vụ việc trao đổi và xử lý thông tin trên hệ thống chuyên dụng.

Chủ động sử dụng dịch vụ số để bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng

Tra cứu hóa đơn điện tử là một trong những tiện ích của quá trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính, thuế. Thay vì chỉ phụ thuộc vào chứng từ giấy hoặc thông tin do người bán cung cấp, người mua có thể chủ động kiểm tra dữ liệu trên hệ thống của cơ quan thuế, góp phần nâng cao tính minh bạch trong giao dịch. Để sử dụng tiện ích này an toàn, người dân cần truy cập đúng địa chỉ chính thức của cơ quan thuế, không đăng nhập tài khoản trên các đường dẫn không rõ nguồn gốc và không cung cấp mật khẩu, mã OTP cho người lạ. Khi cần hỗ trợ, nên liên hệ cơ quan thuế hoặc đơn vị bán hàng qua kênh thông tin chính thức.

Mỗi thao tác tra cứu, lưu trữ và đối chiếu dữ liệu số đều góp phần hình thành thói quen tiêu dùng thông minh, có trách nhiệm. Khi người dân chủ động khai thác các nền tảng số, quyền lợi trong giao dịch được bảo vệ tốt hơn, đồng thời góp phần thúc đẩy môi trường kinh doanh minh bạch, hiện đại.