THÁI NGUYÊN

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP ngày 19/1/2026 quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, trong đó thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử đối với mỗi cán bộ, công chức, viên chức. Nghị định có hiệu lực thi hành từ ngày 1/7/2026, được đánh giá là bước tiến quan trọng trong hiện đại hóa công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức, gắn với lộ trình chuyển đổi số quốc gia và quản lý dữ liệu thống nhất.

Theo Nghị định, mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn mã định danh hồ sơ điện tử để phục vụ công tác quản lý, khai thác, tra cứu thông tin trên môi trường điện tử. Việc thống nhất sử dụng số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử giúp bảo đảm tính đồng bộ, liên thông giữa các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu của các cơ quan nhà nước; đồng thời khắc phục tình trạng trùng lặp, phân tán dữ liệu trong quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức theo quy định của Nghị định bao gồm sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình công tác, quản lý. Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu. Trong đó, sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình hình thành hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử được sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức. Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; nguồn dữ liệu tạo lập được khai thác từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức đã được số hóa và cập nhật trong hệ thống.

Nghị định cũng quy định rõ trách nhiệm cập nhật hồ sơ điện tử trong quá trình công tác. Theo đó, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu cá nhân khi có thay đổi phát sinh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin, dữ liệu đã cập nhật. Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật các thông tin, dữ liệu phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.

Đối với dữ liệu phát sinh từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, Nghị định yêu cầu dữ liệu phải được cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia chậm nhất 01 ngày sau khi quy trình xử lý nghiệp vụ được hoàn thành. Trường hợp dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức được tạo ra từ nghiệp vụ quản lý của các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia sẽ phối hợp với cơ quan chủ quản các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin liên quan để định kỳ hằng tuần thực hiện đồng bộ dữ liệu, bảo đảm việc thu thập, đối chiếu và cập nhật đầy đủ, chính xác.

Trong trường hợp các cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin chưa được hình thành hoặc chưa đáp ứng yêu cầu kết nối, Nghị định cho phép cán bộ, công chức, viên chức hoặc cơ quan sử dụng thực hiện cập nhật dữ liệu trực tiếp vào hồ sơ điện tử, bảo đảm không gián đoạn công tác quản lý.

Về việc sử dụng hồ sơ điện tử, Nghị định khẳng định các thành phần hồ sơ điện tử trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý theo quy định của pháp luật và thẩm quyền. Trường hợp vì yêu cầu nghiệp vụ phải sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan quản lý hoặc cơ quan sử dụng được khai thác hồ sơ điện tử để chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử. Nghị định cũng quy định rõ nguyên tắc không yêu cầu cung cấp lại thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Việc truy cập, khai thác hồ sơ điện tử phải tuân thủ quy định của pháp luật, bảo đảm bảo mật thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền chỉ được truy cập hồ sơ khi có sự đồng ý của cán bộ, công chức, viên chức bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp phục vụ công tác cán bộ theo thẩm quyền.

Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, Nghị định yêu cầu triển khai đầy đủ các giải pháp bảo đảm bí mật trong quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng trên môi trường điện tử; việc sao lưu, trích xuất và khai thác dữ liệu phải tuân thủ nghiêm quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.

Việc ban hành và triển khai Nghị định số 27/2026/NĐ-CP được kỳ vọng sẽ tạo nền tảng pháp lý quan trọng cho việc xây dựng, vận hành hiệu quả Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, giảm thủ tục hành chính và thúc đẩy chuyển đổi số trong lĩnh vực công vụ, công chức.