Khối lượng hồ sơ địa chính lớn, thông tin lưu trữ qua nhiều thời kỳ và sự khác biệt giữa dữ liệu giấy với dữ liệu điện tử đặt ra không ít khó khăn trong quá trình hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai. Tại Thái Nguyên, việc ứng dụng phần mềm tích hợp trí tuệ nhân tạo (AI) và công nghệ nhận dạng ký tự quang học (OCR) đã góp phần tự động hóa một số khâu xử lý, giảm thao tác thủ công, nâng cao độ chính xác và đẩy nhanh tiến độ chuẩn hóa dữ liệu.
Kiểm tra công tác làm sạch dữ liệu đất đai tại Công an cấp xã.
Đất đai là lĩnh vực có hệ thống thông tin phức tạp, liên quan trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân, doanh nghiệp. Mỗi thửa đất có nhiều trường thông tin cần quản lý như tên chủ sử dụng, số tờ bản đồ, số thửa, diện tích, loại đất, địa chỉ và thông tin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất. Qua các giai đoạn quản lý, hồ sơ được hình thành từ nhiều nguồn, nhiều thời điểm và có thể tồn tại sai khác về cách ghi chép, định dạng hoặc mức độ đầy đủ của thông tin. Khi chuyển đổi hồ sơ giấy sang môi trường số, việc chỉ quét tài liệu thành tệp ảnh hoặc tệp PDF chưa đủ để tạo lập cơ sở dữ liệu có thể khai thác. Thông tin cần được nhận diện, phân loại, đối chiếu, chuẩn hóa và cập nhật theo cấu trúc thống nhất. Nếu thực hiện hoàn toàn bằng phương pháp thủ công, quá trình này sẽ tiêu tốn nhiều thời gian, nhân lực, đồng thời dễ phát sinh sai sót khi phải xử lý số lượng hồ sơ lớn.
Tại Thái Nguyên, yêu cầu đó càng trở nên rõ nét trong quá trình triển khai Chiến dịch 180 ngày thực hiện công tác đăng ký đất đai, lập hồ sơ địa chính và hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai. Toàn tỉnh có gần 4 triệu thửa đất cần được rà soát, xây dựng và hoàn thiện dữ liệu trên địa bàn 92 xã, phường. Khối lượng công việc lớn, địa bàn rộng, hồ sơ lưu trữ không đồng nhất đòi hỏi phải có phương thức xử lý phù hợp. Bên cạnh việc huy động cán bộ chuyên môn và chính quyền cơ sở, ngành chức năng đã chú trọng ứng dụng công nghệ nhằm hỗ trợ các khâu có tính lặp lại, giảm áp lực xử lý thủ công.
AI hỗ trợ phát hiện sai lệch trong dữ liệu
Một trong những giải pháp được Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh triển khai là phần mềm LandIntel tích hợp trí tuệ nhân tạo. Công cụ này được sử dụng để rà soát dữ liệu từ các bảng tính Excel và hồ sơ đã số hóa, hỗ trợ phát hiện những sai sót liên quan đến thông tin chủ sử dụng đất, số tờ, số thửa, diện tích, loại đất và số căn cước công dân. Thay vì phải kiểm tra từng dòng dữ liệu bằng phương pháp thủ công, phần mềm hỗ trợ nhận diện các trường thông tin có dấu hiệu chưa thống nhất, giúp cán bộ chuyên môn tập trung kiểm tra, xác minh và xử lý những trường hợp cần điều chỉnh. Qua đó, công nghệ góp phần rút ngắn thời gian rà soát, hạn chế bỏ sót lỗi và nâng cao tính đồng bộ của dữ liệu trước khi cập nhật vào hệ thống quản lý.
Điểm quan trọng của việc ứng dụng AI trong công việc này là hỗ trợ phát hiện vấn đề, chứ không thay thế trách nhiệm thẩm định của cán bộ chuyên môn. Những thông tin có sai khác vẫn cần được đối chiếu với hồ sơ pháp lý, tài liệu địa chính và thực tế quản lý để xác định phương án xử lý phù hợp. Cách làm này vừa tận dụng khả năng xử lý dữ liệu của công nghệ, vừa bảo đảm tính chính xác và giá trị pháp lý của thông tin đất đai. Bên cạnh phần mềm AI, công nghệ nhận dạng ký tự quang học OCR cũng được ứng dụng để xử lý tài liệu scan. Công nghệ này cho phép nhận diện nội dung từ hình ảnh văn bản, hỗ trợ lựa chọn những trang có thông tin giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, đặt tên và chuẩn hóa hàng loạt hồ sơ điện tử.
Đây là khâu có ý nghĩa thiết thực bởi hồ sơ giấy sau khi quét thường có dung lượng lớn, cách đặt tên không đồng nhất và chưa thuận tiện cho việc tìm kiếm, khai thác. Khi được nhận diện, phân loại và chuẩn hóa, tài liệu có thể được tổ chức khoa học hơn, tạo thuận lợi cho quá trình tích hợp vào hệ thống cơ sở dữ liệu đất đai.
Từ hồ sơ scan đến dữ liệu có thể khai thác
Một cơ sở dữ liệu đất đai có giá trị không chỉ nằm ở số lượng tài liệu được số hóa mà còn ở khả năng tra cứu, đối chiếu, cập nhật và sử dụng thông tin trong hoạt động quản lý. Vì vậy, việc ứng dụng AI và OCR cần được đặt trong quy trình tổng thể, từ thu thập hồ sơ, số hóa, nhận diện thông tin đến kiểm tra, chuẩn hóa và tích hợp dữ liệu. Tại Thái Nguyên, các giải pháp công nghệ nêu trên được Văn phòng Đăng ký đất đai tỉnh chia sẻ, triển khai đến các xã, phường ngay từ đầu chiến dịch. Việc thống nhất phương thức hỗ trợ giúp các địa phương có thêm công cụ xử lý hồ sơ, hạn chế tình trạng mỗi nơi thực hiện một cách khác nhau, đồng thời nâng cao khả năng phối hợp giữa cấp tỉnh và cơ sở. Dữ liệu sau khi được rà soát, chuẩn hóa được phục vụ tích hợp lên hệ thống VBDLIS. Đây là bước quan trọng để chuyển những tài liệu vốn tồn tại dưới dạng giấy hoặc tệp lưu trữ riêng lẻ thành nguồn thông tin có cấu trúc, phục vụ công tác quản lý và khai thác theo quy định.
Do đó, việc ứng dụng các giải pháp công nghệ đã góp phần giảm đáng kể thao tác thủ công, tiết kiệm thời gian, nhân lực, nâng cao độ chính xác và tính thống nhất của dữ liệu. Trong bối cảnh phải xử lý gần 4 triệu thửa đất, những công cụ hỗ trợ tự động hóa có ý nghĩa quan trọng đối với việc bảo đảm tiến độ và chất lượng công việc.
Kết quả bước đầu và yêu cầu duy trì dữ liệu lâu dài
Nhờ sự phối hợp giữa các cơ quan chuyên môn, chính quyền địa phương và việc ứng dụng công nghệ, Thái Nguyên đã đạt kết quả nổi bật trong chiến dịch hoàn thiện cơ sở dữ liệu đất đai. Hiện tỉnh hoàn thành 99,9% khối lượng xây dựng cơ sở dữ liệu đất đai, đứng đầu toàn quốc và về đích sớm 2 tháng so với kế hoạch Trung ương. Kết quả này cho thấy vai trò của việc kết hợp giữa nguồn nhân lực chuyên môn, phương thức tổ chức thực hiện và các công cụ công nghệ trong xử lý nhiệm vụ có quy mô lớn. Tuy nhiên, tỷ lệ hoàn thành khối lượng xây dựng dữ liệu không đồng nghĩa với việc mọi thông tin sẽ không còn sai sót hoặc không cần cập nhật. Dữ liệu đất đai luôn biến động theo quá trình chuyển nhượng, thừa kế, tách thửa, hợp thửa, chuyển mục đích sử dụng và các thay đổi khác theo quy định pháp luật.
Do đó, sau giai đoạn cao điểm, yêu cầu đặt ra là tiếp tục duy trì việc cập nhật, chỉnh lý và chuẩn hóa thường xuyên, bảo đảm dữ liệu đáp ứng tiêu chí “đúng, đủ, sạch, sống”. Các cơ quan chuyên môn cần tiếp tục kiểm tra chất lượng thông tin, xử lý những trường hợp chưa đầy đủ hoặc chưa thống nhất, đồng thời bảo đảm việc khai thác dữ liệu đúng thẩm quyền và quy định về bảo vệ thông tin cá nhân.
Về lâu dài, cơ sở dữ liệu đất đai được xây dựng và duy trì tốt sẽ hỗ trợ cơ quan quản lý nâng cao hiệu quả giải quyết thủ tục hành chính, theo dõi biến động, lập quy hoạch và quản lý tài nguyên. Người dân, doanh nghiệp cũng có thêm điều kiện tiếp cận thông tin thuận lợi hơn, giảm thời gian tìm kiếm, đối chiếu giấy tờ khi thực hiện các giao dịch và thủ tục liên quan đến đất đai theo quy định.
Việc ứng dụng AI và OCR trong hoàn thiện dữ liệu đất đai tại Thái Nguyên cho thấy chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu từ những hệ thống phức tạp, mà có thể tạo ra thay đổi rõ rệt ngay trong từng công đoạn nghiệp vụ. Khi công nghệ được lựa chọn đúng nhu cầu, gắn với quy trình chuyên môn và được con người kiểm soát, hiệu quả xử lý công việc được nâng lên, đồng thời tạo nền tảng cho phương thức quản lý hiện đại, minh bạch và dựa trên dữ liệu.